Fol­gen­de Mög­lich­kei­ten ste­hen Ihnen offen:

• Sie kön­nen Benut­zer ein­zeln hinzufügen.
• Sie kön­nen meh­re­re Benut­zer zugleich hinzufügen.
• Sie kön­nen eine Lis­te off­line erstel­len (CSV-For­mat) und dann hochladen.

Wäh­rend des Anlegens/Importierens kön­nen Sie entscheiden,

• ob den Benut­zern bereits kon­kre­te Log­in-Daten und ein Schlüs­sel zuge­ord­net wer­den sol­len. Die­se kön­nen sich dann direkt ein­log­gen und loslegen,
• oder ob die Benut­zer nur den Schlüs­sel zuge­schickt bekom­men. Dann müs­sen die Benut­zer zunächst selbst einen Account erstel­len und den Schlüs­sel aktivieren.

Bei der ers­ten Mög­lich­keit über­neh­men Sie das Anle­gen der Benut­zer­da­ten selbst. Sie legen die E‑Mail-Adres­se, das Pass­wort sowie die Vor- und Nach­na­men der Benut­zer an. Sie kön­nen auch das Pass­wort für jeden Benut­zer fest­le­gen oder die­ses alter­na­tiv auto­ma­tisch vom Sys­tem erzeu­gen las­sen. Ihr Vor­teil bei die­sem Weg: Ihre Mit­ar­bei­ter kön­nen sofort los­le­gen und müs­sen sich nicht erst selbst regis­trie­ren. Auch das Ver­ges­sen des Pass­worts ist kein Pro­blem, da die Zugangs­da­ten in der Ein­la­dungs-E-Mail gespei­chert sind.

Die zwei­te Mög­lich­keit bie­tet sich an, wenn Sie z. B. nur die E‑Mail-Adres­sen der Mit­ar­bei­ter ken­nen, aber nicht deren rich­ti­ge Namen. Für das Doku­men­tie­ren der Mit­ar­bei­ter­un­ter­wei­sung benö­ti­gen Sie aber die kor­rek­ten Namen. In die­sem Fall ist es unter Umstän­den effi­zi­en­ter, wenn die Mit­ar­bei­ter sich den Account selbst anle­gen und ihren Schlüs­sel selbst akti­vie­ren. Nach­tei­le die­ser Vor­ge­hens­wei­se ist, dass das Anle­gen eines Accounts ein zusätz­li­cher Arbeits­schritt für die Mit­ar­bei­ter sind, der mög­li­cher­wei­se Rück­fra­gen und feh­ler­haf­te Anga­ben nach sich zieht – und dass Pass­wör­ter oft ver­ges­sen werden.

Schritt 1: Kli­cken Sie im Abschnitt Regis­trier­te Benut­zer auf den But­ton Benut­zer und wäh­len Sie aus dem Menü die Opti­on Ein­zel­nen hin­zu­fü­gen.

Abbil­dung 1: Das Benut­zer-Menü bie­tet die Mög­lich­keit, einen ein­zel­nen Benut­zer anzulegen.

Schritt 2: Es öff­net sich ein For­mu­lar. Geben Sie in die­sem Vor­na­me, Nach­na­me und E‑Mail-Adres­se des ein­zu­la­den­den Benut­zers ein. Wenn Sie das For­mu­lar­feld bei Pass­wort unaus­ge­füllt las­sen, wird nach dem Absen­den ein zufäl­li­ges Pass­wort erzeugt.

• Akti­vie­ren Sie oben die Opti­on Benut­zer hin­zu­fü­gen und ein­la­den, wenn Sie die Anmel­dung kom­plett für die ein­zu­la­den­de Per­son über­neh­men wol­len und an die­se auch direkt einen Schlüs­sel ver­ge­ben wol­len. Die Per­son erhält in einer E‑Mail den Benut­zer­na­men, ein (vom Sys­tem gene­rier­tes) Pass­wort und den Link zur Login-Seite.
• Akti­vie­ren Sie dage­gen die Opti­on Einen Regis­trie­rungs­schlüs­sel zuschi­cken, wenn sich die ein­ge­la­de­ne Per­son selbst einen Account anle­gen und dabei den Schlüs­sel akti­vie­ren soll. Sie erhält eine E‑Mail, die ledig­lich einen (Lizenz-)Schlüssel beinhal­tet sowie den Link zu einer Sei­te, auf wel­cher sie Benut­zer­na­men und Pass­wort selbst fest­le­gen kann. Der Account kann nur ange­legt wer­den, wenn bei der Regis­trie­rung der gül­ti­ge Schlüs­sel ein­ge­ge­ben wird. 

Hin­weis: Der (vom Benut­zer) ange­leg­te Name erscheint spä­ter auch auf dem Zer­ti­fi­kat. Bit­te wei­sen Sie daher Ihre Mit­ar­bei­ter an, sich mit den rich­ti­gen Namen anzu­mel­den (kei­ne Avatarnamen/Fakenamen). Sie kön­nen einen ein­mal falsch ein­ge­ge­be­nen Namen nicht mehr in der Lis­te ändern, son­dern müs­sen den Benut­zer dann aus der Lis­te ent­fer­nen und den Pro­zess des Anle­gens erneut durchlaufen. 

Abbil­dung 2: Anle­gen eines ein­zel­nen Benutzers

Schritt 3: Wenn Sie alle Anga­ben gemacht haben, kön­nen Sie das Anle­gen abschlie­ßen, indem Sie auf den But­ton Ein­zel­nen Benut­zer hin­zu­fü­gen klicken.

Nun sehen Sie auf der Web­sei­te, dass der Benut­zer ange­legt wor­den ist und dass auch einer der von Ihnen erwor­be­nen Schlüs­sel an den Benut­zer ver­ge­ben wurde.

Abbil­dung 3: Der ein­zel­ne Benut­zer wur­de ange­legt und wird nun in der Lis­te geführt. Ein Schlüs­sel ist auch bereits zuge­wie­sen. Ent­spre­chend wur­de oben die Anzahl der noch ver­füg­ba­ren Plät­ze aktualisiert.

Schritt 1: Kli­cken Sie im Abschnitt Regis­trier­te Benut­zer auf den But­ton Benut­zer und wäh­len Sie aus dem Menü die Opti­on Meh­re­re hin­zu­fü­gen.

Abbil­dung 4: Die Mög­lich­keit, meh­re­re Benut­zer hin­zu­zu­fü­gen, befin­det sich eben­falls im Benut­zer-Menü.

Schritt 2: Anstel­le eines For­mu­lars öff­net sich eine Tabel­le, die aus meh­re­ren Spal­ten und Zei­len besteht. In die­se kön­nen Sie wie bei der Ein­zel­an­mel­dung Vor­na­me, Nach­na­me, E‑Mail-Adres­se und Pass­wort ein­ge­ben. Auch hier gilt: Wenn Sie kein Pass­wort ein­ge­ben, erhält die ein­ge­la­de­ne Per­son ein vom Sys­tem gene­rier­tes Zufallspasswort.

Sie kön­nen auf die­sem Weg bis zu 25 Benut­zer in einem Schritt ein­la­den. Jede ein­ge­la­de­ne Per­son erhält eine E‑Mail mit Benut­zer­na­men, Pass­wort und Adres­se der Login-Seite.

Abbil­dung 5: Gleich­zei­ti­ges Hin­zu­fü­gen meh­re­rer Benutzer

Schritt 3: Wenn Sie alle Anga­ben gemacht und geprüft haben, scrol­len Sie in der Tabel­le nach unten, bis der But­ton Die Benut­zer anle­gen und ein­la­den erscheint. Kli­cken Sie auf die­sen But­ton, um die in der Lis­te ent­hal­te­nen Per­so­nen einzuladen.

Hin­weis: Bit­te ach­ten Sie auf die kor­rek­te Schreib­wei­se bzw. die Rich­tig­keit der Namen der ein­ge­la­de­nen Per­so­nen.

Im Fal­le einer nicht gül­ti­gen E‑Mail-Adres­se erhal­ten die ein­ge­la­de­nen Per­so­nen kei­ne E‑Mails und daher auch kei­ne Kennt­nis von ihren Log­in-Daten. Die Benut­zer wer­den trotz­dem in der Lis­te ange­legt. Als Grup­pen­lei­ter erhal­ten Sie für jede E‑Mail, die nicht zuge­stellt wer­den konn­te, eine sepa­ra­te Warn-E-Mail.

Sie kön­nen den betrof­fe­nen Benut­zern den Schlüs­sel über eine selbst zu erstel­len­de E‑Mail noch ein­mal sepa­rat mit­tei­len. Die Log­in-Adres­se für die Selbst­an­mel­dung der Benut­zer lau­tet:
https://datenschutz-online-lernen.de/anmeldung-und-registrierung/

Bei feh­ler­haf­ten Anga­ben, wel­che bei der Selbst­an­mel­dung gemacht wur­den, bleibt Ihnen lei­der nichts ande­res übrig, als die Namen der davon betrof­fe­nen Benut­zer aus der Lis­te zu ent­fer­nen und deren Anmel­dung erneut durch­zu­füh­ren.

Soll­ten Teil­neh­mer bzw. Teil­neh­me­rin­nen abwe­send oder die E‑Mail-Adres­se nicht gül­tig sein, zum Bei­spiel weil die­se® nicht mehr für das Unter­neh­men arbei­tet, erhal­ten Sie dies­be­züg­lich kei­ne sepa­ra­te Nach­richt, da die Kom­mu­ni­ka­ti­on über unse­ren E‑Mail-Ser­ver läuft.

Sie kön­nen die Lis­te der Benut­zer auch off­line mit einer Tabel­len­kal­ku­la­ti­on (z. B. Micro­soft Excel oder LibreOffice/OpenOffice) anle­gen und anschlie­ßend importieren.

Schritt 1: Legen Sie die zu impor­tie­ren­den Adres­sen in einer Tabel­le an. Sie kön­nen dafür eine han­dels­üb­li­che Tabel­len­kal­ku­la­ti­on ver­wen­den. Die Tabel­le muss aus vier Spal­ten bestehen und die­se soll­ten fol­gen­de Titel besit­zen (auf die rich­ti­ge Schreib­wei­se achten):

• user_email
• user_pass
• first_name
• last_name

Abbil­dung 6: Bei­spiel Libre­Of­fice Calc

Abbil­dung 7: Bei­spiel Micro­soft Excel

Schritt 2: Ver­voll­stän­di­gen Sie die Tabel­le mit den Benut­zer­da­ten Ihrer Mitarbeiter.

• user_email: E‑Mail-Adres­se
• user_pass: Pass­wort (bleibt die Zel­le leer, wird ein zufäl­li­ges Pass­wort generiert
• first_name: Vor­na­me
• last_name: Nach­na­me

Hin­weis: Ach­ten Sie bit­te dar­auf, feh­ler­haf­te Namen und E‑Mail-Adres­sen zu ver­mei­den. Wenn die Benut­zer ein­mal im Sys­tem ange­legt wor­den sind, kön­nen die Anga­ben online nicht mehr kor­ri­giert wer­den. Dann bleibt Ihnen nur noch die Mög­lich­keit, die Daten des Benut­zers zu löschen und neu zu importieren.

Abbil­dung 8: Bei­spiel einer in Excel erstell­ten Liste

Schritt 3: Spei­chern Sie die Tabel­le erst im nati­ven Datei­for­mat ab. Die­se ver­wen­den Sie als Mas­ter-Arbeits­da­tei, von der aus Sie im nächs­ten Schritt eine CSV-Datei exportieren.

Schritt 4: Expor­tie­ren Sie die Tabel­le im CSV-Format.

In Micro­soft Excel wäh­len Sie Datei → Spei­chern unter und kli­cken dann auf Wei­te­re Optio­nen. Im Fens­ter Spei­chern unter stel­len Sie bei Datei­typ die Opti­on CSV UTF‑8 (Trenn­zei­chen-getrennt) ein. UTF‑8 ist ent­schei­dend für die Umlau­ter­ken­nung. Ach­ten Sie also drin­gend dar­auf, dass das CSV-For­mat den Zusatz UTF‑8 besitzt, da sonst kei­ne Umlau­te erkannt werden! 

Abbil­dung 9: Stel­len Sie den Datei­typ CSV (Trenn­zei­chen-getrennt) ein.

In Libre­Of­fice Calc wäh­len Sie eben­falls Datei → Spei­chern unter und stel­len bei Datei­typ die Opti­on CSV ein.

Abbil­dung 10: Stel­len Sie den Datei­typ CSV ein.

Bestä­ti­gen Sie im anschlie­ßend erschei­nen­den Dia­log, dass Sie das CSV-For­mat ver­wen­den möch­ten. Ansons­ten wür­de die Datei im nati­ven ODF-For­mat gespei­chert werden.

Im nach­fol­gen­den Dia­log Text­da­tei expor­tie­ren stel­len Sie den Zei­chen­satz West­eu­ro­pä­isch (Win­dows-1252/­Win­La­tin 1) ein. Als Feld­tren­ner stel­len Sie ein Kom­ma ein.

Abbil­dung 11: Defi­ni­ti­on der Feldoptionen

Schritt 5: Online auf der Manage­ment-Sei­te kli­cken Sie auf den But­ton Benut­zer und wäh­len die Opti­on Benut­zer hoch­la­den.

Abbil­dung 12: Die Opti­on zum Hoch­la­den von Benut­zern befin­det sich im Benut­zer-Menü.

Schritt 6: Es öff­net sich ein Dia­log. Oben kön­nen Sie eine der fol­gen­den Optio­nen wählen:

• Meh­re­re Benut­zer hin­zu­fü­gen und ein­la­den: Ihre Mit­ar­bei­ter erhal­ten eine E‑Mail mit ihrem Benut­zer­na­men, dem Pass­wort und der Adres­se der Sei­te, auf der sie sich ein­log­gen kön­nen. Der Schlüs­sel wird auto­ma­tisch vom Sys­tem vergeben.
• Meh­re­re Regis­trie­rungs­schlüs­sel zuschi­cken: Ihre Mit­ar­bei­ter erhal­ten via E‑Mail ledig­lich einen Schlüs­sel und den Link zu einer Regis­trie­rungs­sei­te. Auf die­ser Sei­te müs­sen die Mit­ar­bei­ter ihre Zugangs­da­ten selbst anle­gen und den Schlüs­sel aktivieren.

Wenn Sie die Ein­stel­lung E‑Mail unter­drü­cken akti­vie­ren, müs­sen Sie die Schlüs­sel spä­ter manu­ell ver­tei­len, da Ihre Mit­ar­bei­ter nicht via E‑Mail infor­miert werden.

Im Abschnitt CSV-Datei hoch­la­den kön­nen Sie dann die abge­spei­cher­te CSV-Datei durch Klick auf den But­ton Datei aus­wäh­len einstellen.

Hin­weis: Wenn Sie nach Wahl der Datei eine Warn­mel­dung erhal­ten, prü­fen Sie, ob Ihre CSV-Datei kei­ne lee­ren Zei­len oder Leer­zei­chen (vor oder hin­ter einem Ein­trag) ent­hält. Falls dem so ist, kön­nen Sie dies schnell kor­ri­gie­ren, indem Sie die CSV-Datei mit einem Text­edi­tor öff­nen. Lee­re Zei­len bestehen nur aus Trenn­zei­chen. Sie kön­nen die­se ein­fach im Text­edi­tor löschen und die CSV-Datei dort neu speichern.

Bei for­mat­be­zo­ge­nen Feh­lern inner­halb der CSV-Datei fin­det der Import nicht statt.

Schritt 7: Wenn alles soweit passt, star­ten Sie den Import­vor­gang, indem Sie auf den But­ton Meh­re­re Benut­zer hin­zu­fü­gen klicken.

Abbil­dung 13: Der Dia­log für das Hoch­la­den der CSV-Datei

Anschlie­ßend infor­miert Sie eine Sta­tus­mel­dung über den Ver­lauf des Imports.

Abbil­dung 14: Infor­ma­ti­on über den Ver­lauf des Imports

Schritt 8: Wenn Sie die Sei­te neu laden, sehen Sie, dass die Benut­zer­da­ten in die Lis­te über­nom­men wurden.

Abbil­dung 15: Nach Hoch­la­den der CSV-Datei wur­den die Benut­zer in die Lis­te übernommen.